凭证填制和账簿登记

　　会计凭证填制

　　一、怎样填制记账凭证

　　妈妈说：我们学做会计分录，知道会计分录必须具备借贷方向、科目名称和金额三个要素，而填制记账凭证除这三要素外，还需要按格式填写其他项目。

　　记账凭证各项内容要准确，手续要完备。记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。若一笔经济业务，需填制多张记账凭证的，可以采用按该项经济业务的记账凭证数量编列分数顺序号的方法，如前面的整数为总顺序号，后面的分数为该项经济业务的分号，分母表示该项经济业务的记账凭证总张数，分子表示该项经济业务的顺序号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

　　“来，一人一本记账凭证，做完以后我们要汇总、记账。”我俩一人分了一本记账凭证。

　　“上面有的都填上，年、月、日、摘要、附凭证张数，都要填全了，还有凭证底下的填制、记账、审核，要求加盖相应的人名章。尤其是摘要，要用简练的语言准确地概括所发生的经济事项，刚开始可能不太会写，随着业务的熟练就能信手拈来了。”

　　妈妈看看我写的数字，又看看他的：“周游的数字写得挺专业。”

　　我扭头看了一眼他写的数字，他是斜着写的，我的数字写得太直了。

　　妈妈说：“我多说几句啊，数字要写得小巧，至少要倾斜60度角，这样的字才好看，才显得专业，因为我们整天与数字打交道，这也是会计起码的基本功。有句话不是说嘛：行家一出手，就知有没有，反映在会计身上就是这数字。有人看见谁的数字写得好，就爱这么说：‘一看你这数字，就知道你当会计的基本功。’所以啊会计还要练习写好数字。来，我写一张，你没事的时候练练。”

　　妈妈边写边说：“我们在学校的时候，有专门练数字的本子，就像小学生的描红本，不知道现在有没有了。”

　　“有，但都不重视。”周游说。

　　“是啊，现在用软件的越来越多，写字的机会也少了，但平时做业务的时候还是应该按规矩写。”

　　二、怎样汇总记账凭证

　　记账凭证是还需要汇总取决于会计核算形式。对于经营规模较大，平时业务较为频繁的企业，记账凭证需要汇总，对于经营规模不大，平时业务又发生较少的企业，其记账凭证不需要汇总，就直接用来登记总账。

　　记账凭证汇总有两种方式，一种是按收款凭证、付款凭证和转账凭证分类汇总，称为汇总记账凭证核算形式，能保持经济业务所采用的账户对应关系，汇总的工作量较大。另一种是把做过的全部记账凭证，集合到一起，分别计算出每一个科目的借方合计数和贷方合计数。相等后编制一张“记账凭证汇总表”，据此登记总账，这种核算形式称为记账凭证汇总表核算形式，在这张表上看不出经济业务所采用的账户对应关系，但登记总账的工作量较小。

　　下面我们专门讲“记账凭证汇总表”。汇总的时间上没有特别规定，有的十天、二十天或一个月汇总一次，我平时做凭证的时候，看看有两公分厚了，就汇总一次。我说的这个两公分，包括凭证后面的附页，也就是原始凭证，有的时候原始凭证攒到一起报销，会很多，比如出入库单、差旅费票据、餐饮发票、出租票据等，十多张凭证就够厚度了。教材上讲量大的原始凭证可以另外单独装订，我觉得那样找起来不方便，我的凭证都是装在一起的，但是粘贴票据的时候就要费点功夫了，要布置得均匀，装订出的凭证才能平整。

　　汇总的方法很简单——

　　(1)编顺序号：按时间顺序，给记账凭证编号;

　　(2)画丁字账：按编号顺序，所有的科目，都要立一个;

　　(3)算合计数：把每个科目的借、贷方，分别算出合计数;

　　(4)试算平衡：要求借贷方金额相等。

　　还记得前期学过的记账规则吧：“有借必有贷，借贷必相等”，这时候就用到了。试算平衡，就是要看所有科目借方发生额是否与贷方发生额相等。相等了，就说明我们汇总成功了，否则，就要查找原因。

　　“不相等都有什么情况啊?”我问。

　　或者是金额计算错了，或者抄写的时候数字写颠倒了，或者漏科目了等。

　　最后，把每个科目的合计数，抄写到“记账凭证汇总表”上，凭证的汇总工作就做完了。

　　账簿登记

　　一、账簿登记方法

　　一般的教材讲的是先记账后汇总，最后记总账，以我的经验是先汇总、后记账，并且现在的财务软件也是这样的流程。这样做的好处是：避免因为凭证的错误导致记账错误。有的小企业记账和审核由一个人完成，有的时候因过分自信，就省去了审核环节，如果直接记账，一旦发现处理有误，就要在账上涂改，不涂改就要另做凭证订正，比较麻烦。而汇总之前这段时间发现有误，只改凭证就行了。

　　妈妈说，不管哪类账，都要根据记账凭证登记，比如，在凭证上看到了主营业务收入科目，就去找有主营业务收入科目的账本，把凭证上的内容登记上去，该科目是借方就记在左边的借方栏，是贷方就记在右边的贷方栏里，这些叫发生额，你们看书不是有个“发生额”一词吗，指的就是这个。一个科目记满一页后，把该页的最下面一行留出来，在摘要栏处扣上“过次页”的印章。把借、贷方的累计数算出来，然后在下一页的第一行写上“承前页”的字样，把前页的累计数抄到这行的“借方”或“贷方”栏内。

　　某个月记完账以后，算出各个账户的借、贷方的累计数，在最后一笔记录的下边划上一条通栏红线，在摘要处写上“累计”字样，在借、贷栏分别登上累计发生额，并算出余额。记完账的凭证别忘了在“记账符号”处打个对号，我的习惯是写上账簿的页码，方便查账。

　　听明白了吗?

　　“您演示一下，就好懂了。”周游建议道。

　　于是，妈妈拿出账本，又从头讲了一遍，果然效果非凡。

　　妈妈接着讲，日记账每天都要记。现金日记账与库存现金核对，每天核对一次;银行存款日记账还必须按收付结算凭证登记，每办理一笔收支，必须登记一次，月末，要与银行对账单核对，如发现有误，及时与银行沟通或者与相关单位核实，以减少资金风险。

　　明细账每个月都要算出“本月合计”和“累计”数，结出余额，以便与总账核对，有实物的还要与保管账核对，这就是账账相符。

　　“什么是账实相符?”我经常看到这句话。

　　怎么说到对账上来了，这个明天再讲，今天先学记账。

　　妈妈说，总账的登记很简单，按照凭证汇总表登记就行了。登完总账后，算出余额，最后试算平衡。知道怎么算吧?

　　“所有账户的借方余额必须等于所有账户的贷方余额。”周游回答地很快。

　　“妈妈，你现在讲的这些，我都听明白了，刚开始在你办公室看账本的时候，说实话，我真是越看越糊涂。”我觉得自己进步很快。

　　既然听明白了，下面就考验你们的动手能力。

　　我俩各自拿出以前做的凭证，一张一张地开始登记账簿。

　　先抄日期，再抄编号、抄摘要、抄金额，我觉得记账比做凭证简单多了。

　　二、登账应注意的事项

　　妈妈在对面看着我记账，突然叫停：你这字写的也太大了，不论是汉字还是数字，只能占格的二分之一，要给改错留下余地呀;再一个是字迹要清晰、工整，写凭证的时候也一样，不能勾勾抹抹，记账凭证填写时知道错了可以一撕了之，但是账本是绝对不能撕的。

　　过了一会儿，妈妈又发现问题了：你没有注明余额方向即借、贷方，如不注意，算余额时很容易出错。比如本年利润账户，一月份是贷方余额1000元，那么在“借或贷”栏写上“贷”字;二月份是借方发生额大于贷方发生额1200元，就要用借方余额减去贷方余额(1200-1000)，余额就是“借”200元。年底，本年利润余额是零，在“借或贷”栏写上“平”字，然后在余额栏“元”的位置写“0”。明白了吗?

　　“明白了。”虽然我没考上大学，但是我初中数学的基本功还是蛮扎实的，呵呵。

　　还有几点要注意：1.在记账时，必须用蓝黑或黑色钢笔或签字笔书写，不得用圆珠笔和铅笔书写。红色钢笔或签字笔除了划线用，还可用来冲账，在会计上，红字意味着蓝字的相反数;2.不得隔页、跳行登记。如果发生隔页、跳行登记，应将空页、空行用红笔对角画两条斜线，加盖“作废”戳记，并由记账人员签章;3.如果发现账簿记录有差错，应采用规定的方法予以更正，不得涂改、挖补、乱擦或用褪色药水消除原有字迹。