购买财务软件需要注意的5个方面

现在的社会，是一个高科技，高信息化的社会，会计工作在这个时代的大背景下，也不再是传统的手工记账，而是转向了电脑记账，这也给企业带来了一个新的问题，如何购买财务软件呢？市场上的财务软件琳琅满目，各式各样，只有适合自己企业的财务软件才是一个相对好的软件，本文将告诉你购买财务软件应注意的地方。　　一、货比三家，一个不二的法则。　　我们购买财务软件，其实跟我们买衣服差不多，就要货比三家，才能知道其中的好坏。对于大部分企业来说，一辈子可能就这么一次购买财务软件的机会，对于如何购买财务软件都不是很有经验。此时，我们该怎么办呢？　　当我们买东西，如买衣服，不知道买什么衣服好，不知道什么衣服适合我们的时候，我们会如何做呢？我们可能就会当处去逛，像大海捞针一样，货比三家，看看哪套衣服更加适合自己。其实，当我们对财务软件的选购心里没底的时候，我们也可以如此处理。多选几家供应商，看看，问问。就会了解各家软件公司财务软件的差异，从而就可以有依据，提高软件选购的成功率。　　对于那些平时没有信息化管理软件采购经验的企业来说，货比三家就是一个不二的法则。可以通过不同供应商软件之间的比较，发现他们的忧缺点，从而结合自己公司的实际情况，选择一款合适的财务软件。　　二、有多大的脚，穿多大的鞋？　　购买财务软件，跟我们买衣服一样，最主要的是选择合身。但是，要做到这“合身”两字，又不是这么简单的一件事情。　　实际在软件选购时，我们往往会如下类似的错误。　　脚很小，却像穿大鞋。有些企业在购买财务软件时，就如同有些人在买衣服的时候，非名牌不穿；购买财务软件非名牌软件不用。在这种名牌思想的主导下，很容易就会造成“小脚穿大鞋”的错误。如有一家企业，传统的制造企业，其野心勃勃，现在还只是一家小小的家庭作坊式的企业，但是，在购买财务软件的时候，就想到了集团管理的功能，它们财务经理像要采购一台具有集团财务预算控制的财务管理系统。虽然说，这家企业可能会慢慢发展成为一家集团性的生产企业，但是，这至少也需要十几年的时间吧。而且，中间的变数也太多。虽然在软件选购的时候需要考虑未来几年的发展，但是，也不需要跨度这么大。你现在可能是身材标准，但是，你又怎么知道你十年之后，身材会发展成怎么样呢？　　脚很大，却穿很小的鞋。有些企业却刚好相反，企业管理者特别的抠门。在购买财务软件的时候，不肯花大钱，大脚穿小鞋。如笔者有一家客户，其规模也不是很大，一个刚起步的集团公司，两面有一家外贸企业与三家实体企业。由于是民营企业，所以，就难免有点小气。在购买财务软件的时候，尽然只购买了单个企业的财务软件。虽然这个软件确实便宜，实施成本加软件授权费用总共才一万元不到。但是，集团公司在用了这套软件之后发现问题不断，如不同对各个公司的费用在系统中进行控制；下面公司的帐汇总到集团的财务管理系统中，集团财务人员要进行重新处理，等等。一年下来，集团财务总监坐不住了，决定对财务软件进行二次选型。就在这个时候，笔者有幸接到了这个项目，负责他们的集团财务软件项目的实施。　　可见，小脚穿大鞋不行，大脚穿小鞋也是行不通的。我们在购买财务软件的时候，需要根据企业的规模、资金实力等因素出发，选择一款合脚的鞋子才行；不然换鞋是迟早的的事情。　　三、选购时要注意行业特点。　　虽然说，国家的财务法律制度在趋于健全，以后企业的财务处理规范要趋于一致。但是，有实际财务处理经验的人，就比较清楚，不同的行业，其财务帐务处理方式还是有比较大的差异。如服务业、制造业与金融行业这三大行业，其财务处理方式就有很大的不同；集团财务处理规范、上市公司财务处理原则、单个公司的财务管理办法也有非常大的差异。　　这就好像人的皮肤，不同的皮肤颜色要配不同颜色对衣服。不同行业的企业，也需要配备不同行业的财务管理软件。　　有些软件公司的促销人员在推销他们的财务软件时，可能会不负责任的讲，他们的财务软件有多么多么的灵活，可以适应不同行业的需求。对于这种促销广告，我们要避而远之。世界上到今天为止，还没有一种包医百病的药物；也没有一款适合任何行业的财务软件。　　有些财务管理系统，可能通过系统配置能够适合某些行业的需要，但是，企业也要为此付出不小的代价。如可能虽然可以实现某个需求，但是在帐务处理起来会比较麻烦，甚至比手工做帐还要麻烦，此时，就失去了上财务管理系统的意义。另外，灵活性往往意味着系统管理员需要进行大量的维护工作，而且，对于用户灵活，往往意味着系统的负责性。　　在购买财务软件的时候，一定需要知道自己到底属于什么行业，这个行业在财务处理上有什么特点。然后根据这些需求对财务软件进行刷选。相信如此的话，企业就可以选到一款合适的财务软件。　　四、配套产品是否完善？　　有时候，我们在购买财务软件的时候，不仅仅是购买财务软件本身，还需要考虑其周边的配套产品是否完善。　　如我们在利用财务软件系统的话，我们有时候会考虑放弃手工的帐务，进行无纸办公。但是，根据国家的法律规定，又一定需要有书面的凭证与账簿。此时，我们该如何处理呢？　　有些企业处理的很麻烦。他们现在系统中处理好相关的帐务工作，核对无误后，再在月底结帐的时候，把数据从系统中抄写到手工的帐簿中。很显然，这是重复性的工作。不但效率不高，而且，很容易抄错。故，这种处理方法不是笔者所推荐的处理方法。　　有些企业就比较聪明。平时就在系统里进行帐务处理，然后到月底的时候，把相关的凭证、帐簿、报表等相关的单据打印出来，装订成册。但是，这么处理的话，又会遇到一个问题。我们都知道，国家对于财务账簿等都有固定的格式，所以，我们在打印这些单据的时候，也不能按自己喜欢的格式打呀？我们希望打印出来的格式能够满足国家法律规定的要求，而且，在国家法律规定的纸张上打印，以免除我们手工抄写的麻烦。　　在这一方面，用友走在了前头。用友自己开发了一套凭证打印格式，可以满足国家规定的要求；而且他们还配备有专门的打印纸张。利用这个凭证打印格式与打印纸张打印出来的单据，是国家所认可的。如此的话，企业用户在系统里做好帐务处理之后，只需要直接把单据或者报表打印出来即可。而不需要再进行手工的登帐动作。　　所以，企业在购买财务软件的时候，还需要适当关注一下，其周边的配套产品是否完善，能否符合企业的实际需求。　　五、软件的功能是否跟企业的规章制度相匹配？　　财务软件是国内发展的最成熟的一个信息化信用。国内的金蝶、用友、新中大、管家婆等财务软件，其同质化的现象已经非常严重，各大品牌的财务软件在功能上大同小异，只是具体的处理流程上会有所差异。　　而这个差异就是我们企业在选购时需要注意的地方。因为当企业的财务管理流程跟财务软件的作业流程不配套的话，那就只有两个选择。一个是企业进行业务流程重组，以符合企业财务软件的作业流程；另一个就是对财务软件进行二次开发，以符合企业的需求。无论哪一种方式，对于企业来说，都需要付出比较多的精力与成本。　　所以，虽然财务软件本身的功能上没有多大的差异，但是，在具体的作业流程上，如单据审核流程上还是存在比较大的差异，这需要企业对照自己的管理制度，进行刷选。　　企业用户在购买财务软件的时候，先整理一下自己的财务管理流程，如单据审核流程、费用报销流程等等，然后拿着这份流程去购买财务软件。就可以发现，各大财务软件在具体流程操作上的差异。如此，就可以选择一款最贴近自己管理流程的财务软件。如此在项目实施的时候，就可以减少流程变革的痛苦。