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会计报销流程

2018-10-10 16:40 来源:中国会计网 | 会计通-中国会计行业门户 | 会计论坛

  差旅费报销管理制度

  为有效控制和压缩差旅费用的支出,提高各类业务人员的办事效率,使企业各项管理形成规范化和制度化,特制定本制度。

  一、办理程序

  1、出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、天数、所需资金,经部门负责人签署意见,分管领导批准后方可出差。

  2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”,填写“用款申请单”,列明用款计划,由部门负责人签字担保后,经财务负责人审核,分管领导审批后方可借款。

  3、出差人员回公司后,应形成出差完成情况书面报告、并向分管领导汇报,由分管领导考核结果,签署考核意见。

  4、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据,按费用包干标准规定,经审核后方可报销差旅费。

  5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经分管领导签署意见后方可报销。

  6、出差回公司应在一星期内报账,超过一星期报销差费,每一天按30元罚款,若迟报时间超过一个月以上,每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期),并追究其部门担保人责任。

  7、出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及负责人的责任。

  一、报销流程

  整理原始凭证

  (如发票、车票)

  ↓

  填写报销单

  (院自制)→报销单有:

  差旅费报销单、领款单、借款单等

  ↓

  审批签字

  实物:分管院领导、部门负责人、经办人、验收人三人签字、构成固定资产的要经固定资产管理部门登记、签字。

  图书资料:分管院领导、部门负责人、资料员、经办人三人签字

  差旅:分管院领导、部门负责人、经办人两人签字

  其他:分管院领导、部门负责人、经办人两人签字

  ↓

  财务处长审核

  ↓

  分管财务院长审批

  ↓

  出纳报销

  二、办理报销手续

  任何经费的报销必须由两人以上签字即经办人、审批人(由分管院长审批)等,涉及到实物(如办公用品、材料、元器件、配件、低值易耗品、耐用品、资料、设备等)需三人签字,即经办人、验收人和审批人。经办人、验收人需签在发票后面,若发票较多,审批人可只在报销单(汇总)上签字。图书资料费由图书馆负责人验收登记。符合固定资产条件的实物报销时需填制一式三联的固定资产卡片,一联交保管人,一联交固定资产管理部门,一联交财务处。支出应严格控制,新增的临时工工资要经院长会议研究决定。

  三、原始凭证(如发票)的有关要求

  1、《会计法》规定:对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。

  2、《会计法》规定:原始凭证记载的各项内容均不得涂改;原始凭证有错误的,应当加盖出具单位印章;原始凭证金额错误的,应由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。

  3、发票应当具有税务监制章,出票单位公章,发票上的内容要真实、完整、填写清楚。例如开票日期、购物名称、单价、数量等,购货单位及个人栏内,除出差住宿发票填写个人姓名外,其余报销发票均应写“台州科技职业学院”。购物名称不要笼统填写(“礼品”、“办公品”、“食品”、“文具”、“日用品”等字样);购物品较多,发票无法一一写明,可附电脑小票或购物清单,清单应加盖出票单位公章。

  4、发票上的任何一栏内容均不能任意涂改,若有错误,应要求开票部门重开或在发票上更正;更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章,发票大小写金额应一致;金额有差错,不得更改,必须重新开具发票。

  四、差旅费报销规定

  1、出差要经批准。出差要事先填写出差单,出差回来后凭出差单报销差旅费。若遇特殊情况,来不及办理出差手续,事后及时补办。凡省内因公出差三天以内由处室负责人同意后报分管院长审批即可,处室负责人出差由分管院长审批,院级领导由院长审批。三天以上的除了办理上述手续后尚需院长审批;凡到省外因公出差经分管院长同意后由院长审批。任何人员因公出国需由党委会研究同意。

  2、出差人员的差旅费严格按照规定报销,住宿费按出差的实际住宿天数计算报销。台州市三区内出差,院级领导有特殊情况可乘坐出租车,其他教职工一般情况乘坐公共汽车,确因工作需要,非得乘坐出租车的,要事先征求分管院长同意后方可乘坐。台州市三区内一般不报销住宿费,如确需住宿的,限报60元/夜。若未留宿的人员,其往返车费按实报销。

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