总账与各账之间不相符的查证

2018-08-07 11:45 来源:中国会计网
总帐与日记帐之间不相符的查证方法:  总账与日记账之间具有验证关系。下面仅从总账与银行存款日记账之间的不相符进行介绍,其他日记账与总账不相符的查证,可参考本部分的介绍予以检查。  (一)总账正确性的查实  对总账正确性的查实相对比较容易,主要方法是实施总账期初余额、本期发生额与期末余额的试算平衡;如果达到了三大平衡,说明总账记录基本上没有问题。如果某一个方面未达到平衡,则应从这一方面的账簿记录进行检查。期初余额不平衡不影响本期发生额不平衡,但影响期末余额的不平衡;本期发生额的不平衡会直接导致期末余额的不平衡。在判断错误所在之处时,应注意各项之间的影响。  试算平衡不是万能的,它不能发现在过账时发生的一张会计凭证的完全重复登记、漏记以及串户登记等,然而,这些差错也可能造成总账与明细账所登记的发生额不相等。对这些差错的检查,可以通过总账与明细账的核对来实施,但具体差错的确认,只能靠核对总账与其所使用的记录依据。  (二)日记账正确性的查实  对银行存款日记账的正确性查证,首选的方法是将此日记账与银行对账单逐笔核对,并编制"银行存款余额调节表";如果调节日记账余额与对账单余额后两者相符,则可以认定银行存款日记账不存在问题。  如果银行存款日记账余额与银行对账单余额经调节是一致的,但日记账余额与总账余额不一致,在确认全部有关凭证已及时入账时,可以初步判断总账余额可能存在问题。在银行记账差错被排除的情况下,企业银行存款的收付及结余应以银行的记录为准,如果银行存款日记账与银行对账单一致,或者经调节后相一致,说明日记账的正确性是有保证的。如果经调节后仍不一致,则可能是企业存在记账差错。  还有一种情况是,银行存款日记账与总账两者余额相符,但与银行对账单不相符或经调节仍不相符,在排除银行记账差错后,可能是企业在会计处理上存在问题。如,依据原始凭证(银行结算凭证)填制记账凭证时多列或少列数量,错记其他账户,或者重填、漏填凭证等;也可能是依据记账凭证登记总账或日记账时发生错记、重记、漏记、多记或少记。在这种情况下,可先通过日记账与银行对账单进行核对,找出有差异的记录,追查到原始凭证,查寻企业在从原始凭证到记账凭证、从记账凭证到日记账的处理过程中哪一个环节出了差错。如果所有"差异"记录经检查都未发现差错,可以在剔除未达账项后,认定这些项目属银行方面存在记账差错。在认定银行存款日记账的记录后,再与总账进行核对,如不相一致,可判定总账记录可能存在问题,可通过逐笔核对记录的方式查找账证不符的事项;在总账余额、发生额已进行试算平衡并未发现问题的条件下,可将检查的重点放在重记、漏记、错记方面,分析凭证字号及数量的特征,这是查找错误的简便方法。  总帐与明细帐之间不相符的查证方法:  总账与明细账都属分类账,处于不同层级,总账统驭着明细账,以总账与明细账进行核对,可以发现这两类账在记录时有无发生过账差错。  (一)总账与明细账不相符的原因分析  由于账户余额不相符的查证比较简单,此处不再对产生不相符的原因进行具体分析与叙述。下面,主要对账户发生额(分别借方与贷方)不相符的原因进行分析。  1.过账差错  总账或明细账在依据各自的记账依据进行登记时,可能发生人为疏忽,造成账账不符。由于一笔业务在记录时的差错,致使总账上该账户借方或贷方发生额"本月合计"与该账户所属全部明细账借方或贷方发生额"本月合计"的总和不相符,这种事例常常出现。  2.汇总差错  总账与明细账都可能以经汇总的凭证作为记账的依据,如记总账可根据科目汇总表记账,材料明细账可根据收料凭证汇总表、发料凭证汇总表登记,尽管总账与明细账实施登记的最初依据都是相同的原始凭证,但汇总凭证编制时的计算错误却常常发生,最终导致上述两种账簿记录的不一致。  (二)总账与明细账不相符的查证方法  总账与所属明细账不一致,可以通过两者的对账发现。这种核对包括:期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额和期末余额的核对。四项核对,如果发现哪一项不相符,说明总账或明细账这一方面的记录存在问题,应进一步查证,这时,检查的范围已相对缩小。  1.对本期借方或贷方发生额不相符的检查  无论是总账与所属明细账发生额的借方还是贷方的本期合计数不相符,采用的检查方法不存在差异。下面,以对借方发生额的检查为例说明,并假定总账经过查证不存在问题。  如果总账经过试算平衡未发现差错,总账与明细账的借方发生额合计不一致,可采用分月对账的方式,确定从哪一个月份开始发生这种账账不符;如果仅是刚结束的月份出现账账不符,可以将各该明细账上的借方记录逐笔与用于记账的记账凭证、原始凭证进行核对,直至找到错误。  在对某些设二级、三级账户的明细账实施核对时,因总账与二级账(明细账)不相符,可能源于二级账的过账差错,三级账(明细账)上不存在过账差错;此时,宜确定二级账与三级账的一致性,如果两级账的本期借方发生额不相符,而且两者的差额正与总账与二级账借方发生额的差额相同,可以确定是二级账户在记账时存在差错。但是,这种查找方法仅限于仅存在一个差错的情况,如有多个差错,则不宜采用这种方法。对二级账记录差错的查找,可对借方记录采用逐笔核对的方法进行检查,一般比较容易查出差错之所在。  2.对期末余额不相符的检查  当总账与所属明细账的月末余额不相一致,应先查证这种不相符是由于上月月末余额不一致递延到本期所致,还是因为本期发生额不一致所致。如果是以前某月份月末余额错 误所引起的,则应追查到错误起始的月份及有关项目;如果是本期发生额不一致所引起的,则应从发生错误的一方(借方或贷方)实施账证核对,直到查出错误;为提高效率,可在先查证总账记录正确的基础上,仅对明细账实施账证核对。  总账余额与所属明细账余额之和不一致,但两类账簿的期初余额、本期借方、贷方发生额均相符,其原因主要有二:各明细账上在计算账面余额时出现差错,或将各明细账余额汇总时出现差错。对这两种差错的检查方法很简单;只要实施复核验算,就能查出问题。在仅存在一个差错时,可将重新计算的正确数与原错误的计算结果相对比,测试其差额与总账、明细账之间差额的一致性;如果两者一致,说明仅有的一个错误已经查出,可以不再进行其他明细账的复核验算。