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销售费用岗工作流程

2009-07-09 23:32     来源:     

  (一)部门日常费用

  审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠→审核审批手续是否完备→审核部门费用支出进度(如超计划额度,可拒绝报销)→编制记账凭证

  借:销售费用——相关明细科目(部门专项)

   贷:库存现金/银行存款/其他应收款 →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  注:①非工资性费用支出原则上须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。

  ②保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。

  ③费用审核要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;固定资产须经行政事务部登记;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。

  ④准确使用明细科目,正确选取专项。

  ⑤报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,在编制凭证时须附管理费用岗开具的还款收据。

  ⑥支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。

  (二)办事处费用

  1.日常费用

  审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核原始凭证粘贴规范→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——相关明细科目(部门专项)

   贷:库存现金/银行存款/其他应收款 →涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  2.购置固定资产

  审核是否附申请报告→审核发票合法→审核是否有行政事务部开具的固定资产调拨单→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:固定资产——相关明细科目

   贷:库存现金 →传出纳岗

  注:①办事处购置生活、办公用品,使用年限超过一年且单位价值在1000元以上,须到行政事务部办理固定资产登记手续。

  ②记账凭证摘要栏须注明固定资产名称、办事处。

  3.房租、仓租

  审核是否附租赁合同→审核是否附合法收据→审核签字手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——房租\仓租\区域房租(部门专项)

   贷:库存现金 →传出纳岗

  4.运费

  审核运输发票合法,金额正确→审核无抵扣联、且运费金额超出100元以上运输发票附在同一张支出证明单上(以别针或回形夹住,无需粘贴和复印)→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——运费——市外运费\市内运费 (部门专项)

    应交税费——应交增值税——进项税

   贷:库存现金→传出纳岗

  注:①计算抵扣金额以运费金额作为基数,不包括包装费、装卸费、保险费、力资费等附加费。

  ②抵扣联或准予抵扣进项税的运输发票上须标注凭证号和抵扣金额。

  5.途损

  审核途损合法依据、途损报告→审核签字手续完整→编制记账凭证

  借:销售费用——途损(专项)

   贷:应收账款

  注:①途损须取得客户单位或运输单位出具的有效证明。

  ②途损报告须经办事处主任、销售部长、分管领导签字,财务部长审批。

  ③途损金额直接开具收据冲减对应客户应收账款,不允许提取现金,账务处理上可以“库存现金”科目过渡。

  6.高开冲红

  审核是否附高开冲红表→审核是否附合法收据→审核是否有销售会计审核签名→审核审批手续是否完备→编制记账付款凭证

  借:销售费用——高开冲红

     贷:银行存款\库存现金 →传出纳岗

  注:①冲红、返利原则上须以银行存款支付给客户单位,或抵减客户单位应收账款,确需以现金支付,须经分管领导批准,并在支出证明单上注有“现金”字样。

  ②以冲红、返利抵减客户单位应收账款,须由销售核算岗开具收据,由于业务系统核算需要,应收账款与冲红、返利分开核算,以现金科目相联系。

  7.返利

  审核是否附协议→审核是否附合法收据→审核是否有销售会计审核签名→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——宣传费——现款返利\品种返利\年终返利(部门专项)

   贷:银行存款\库存现金→传出纳岗

  8.赞助费

  审核是否附申请报告→审核是否附合法收据→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——宣传费——赞助费(部门专项)

   贷:银行存款\库存现金→传出纳岗

  注:①办事处费用报销,原始凭证须分类规范粘贴。

  ②各项非工资性费用支出原则上须取得合法原始凭证,如不能取得合法原始凭证一律按20%代扣个人所得税。

  ③审核具体依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》、《2001年销售政策》等。

  ④报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,由管理费用岗开具还款收据。

  ⑤以货款冲抵返利款时,以销售会计审核金额记费用,以对方开具收据金额记应收账款,差额由经办人补足。

  (三)广告费用

  1.审核月度资金计划

  每月28日根据预付账款、策划部广告投入付款计划及广告合同的执行情况→ 审核策划部下月资金使用计划→汇总资金计划→报财务部长审批

  2.审核付款

  (1)根据月度资金计划核查付款项目→审核广告合同、发票、照片等→审核“付款审批单”审批手续是否完备→登记资金计划→出纳岗付款

  (2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证等→编制记账凭证

  借:预付账款

   贷:银行存款 →在相应的广告合同上登记付款金额、日期及凭证编号→传主管岗复核

  注:①首次付款时,需留存一份合同复印件。

  ②付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

  ③支付广告款时须凭发票,并审核第④项下列附件后方右办理,即编制凭证,除发票开出有困难的预付款除外。

  ④媒体广告须审核发票、报样及监播单等;户外广告(车体、墙体、广告牌等)须审核发票照片等;宣传品、礼品须审核发票、入库单等。

  3.费用报账

  (1)媒体及宣传品。

  审核策划部相关岗位传来的发票(媒体广告)

  审核策划部相关岗位传来的发票附收料单(宣传品)→审核审批手续是否完备→对照合同进行编制记账凭证

  借:销售费用——媒体\宣传品(部门专项)

   贷:预付账款 →在合同上登记发票金额、收受日期及凭证编号→分品种登记手工账→传主管岗审核

  注:①根据预付账款余额及合同执行情况及时督促策划部报账,每月与策划部相关岗位核对各客户账簿余额。

  ②媒体广告包括电台、报纸、车体、墙体、广告牌、条幅等;宣传品包括宣传品、礼品的设计、制作、发送等费用。

  ③收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属办事处,不能明确分配到办事处及企业形象宣传广告归入策划部,以便于投入产出分析。

  ④收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属何产品品种,不能明确分配到具体品种及企业形象宣传广告单列,并登记手工账,以便于投入产出分析。

  ⑤宣传品入库时费用全额计入策划部,部门或办事处领用时冲减策划部费用。

  (2)宣传品发出。

  审核宣传品仓库明细账→审核仓库传来的当月宣传品领用汇总表和领料单→编制记账凭证

  借:销售费用——广告费用——宣传品(部门专项)

        ——招待费(部门专项)

    管理费用——招待(部门专项)

   贷:销售费用——宣传品(策划部)〈红字金额〉→传主管岗复核

  (3)推广会。

  审核推广会申请报告及照片等相关材料→审核原始凭证完整、合法性→审核审批手续是否完备→编制记账凭证

  借:销售费用——推广会(部门专项)

   贷:库存现金/其他应收款 →分品种登记手工账→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  注:审核推广会费用时,应查询是否为办事处借款支出,若为借款,则通知管理费用岗开具还款收据,冲抵欠款。

  (四)管理性工作

  1.每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报,并提请超支或有超支迹象的部门注意。

  2.每季度结束后15天出具费用分析报告,能为公司费用管理控制提出合理化建议。

  3.每季度结束后15天出具产品投入产出分析报告。

  4.每季度提供需监测的广告明细

  5.积极参与公司广告招标和对广告价格检查。

  6.加强对预付账款的管理,勤于督促报账,及时清理广告挂账。

  7.参与制定和完善公司费用控制办法。

  8.参与年度费用控制计划的制定。

  (五)工作要求

  1.熟悉公司各类财务管理制度。

  2.了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

  3.工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。

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